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La participación en el proceso de Cambio Estratégico

El papel del equipo directivo es crucial en el modelo de cambio, por lo que no podemos dejarlo en manos externas.

El cambio es más aceptable cuando:

• Se comprende.
• No amenaza la seguridad.
• Los implicados contribuyen a realizarlo.
• Son el resultado de principios impersonales.
• Los cambios anteriores han sido exitosos.
• Se han asimilado cambios previos.
• La organización se ha capacitado.
• Se comparte el beneficio.
• Se ha planificado adecuadamente.

Estrategia para lograr eficacia en los cambios

En los cambios las personas necesitan desarrollar un sentido de pertenencia y propiedad, e involucrarse activamente en la planificación de los cambios, o sólo se tendrá un acuerdo pasivo.

La siguiente es una descripción de formas para promover cambios exitosos en las organizaciones, cambios que se volverán hábitos.

1. Comunicación eficaz

• Debe existir comunicación antes, durante y después de los cambios.
• Distribuir informes o descripciones escritas de los cambios con claras orientaciones o metas de estos, cómo será la transición y cómo afectarán a las personas.
• Realizar con regularidad reuniones de pequeños y grandes grupos.
• Utilizar oradores que se destaquen en transmitir la visión de lo que se aproxima.
• Seleccionar líderes para las tareas que sean positivos y optimistas y que comuniquen con claridad, precisión y regularidad lo que se está haciendo. La manera en que se comunican los cambios es más importante que el cambio mismo.
• Utilizar buenas habilidades de comunicación en todo momento durante los cambios.
• Ser empáticos: los cambios son emotivos, el personal no se preocupará por la organización después de los cambios si ella no se preocupa durante el proceso.
• Asegurarse de ser francos y directos, esto es crítico para el manejo exitoso de los cambios.
• Estar en constante comunicación: es casi imposible comunicarse en exceso.

2. Involucrar al personal y estimular la participación

La participación facilita la reducción de resistencias a los cambios, desarrolla sentido de pertenencia y propiedades de los mismos y motiva a los involucrados para que funcionen los cambios.

La participación también conduce a obtener nuevas informaciones que incrementan la eficiencia de los cambios.

3. Permitir que la gente se despida de lo viejo

Las personas necesitan dejar de lamentar el viejo sistema, o la forma familiar de hacer las cosas y el tiempo y oportunidad para desligarse del pasado.

Existen importantes ventajas al utilizar tiempo para despedirse de procesos o grupos de trabajos.

4. Suministrar capacitación en nuevos valores y comportamientos

• Planificar por anticipado y asignar los recursos necesarios para capacitar personas y grupos.
• Suministrar informaciones acerca de cómo y por qué se desarrollará la capacitación.
• Incorporar y explicar, en la capacitación, nuevos valores y comportamientos.
• Evaluar el estilo, formato y objetivo de las necesidades formales e informales de capacitación que acompañarán al proceso de cambios.

5. Sintonizar emocionalmente

Escoger personas para hablar acerca de los cambios y ayudar a que se comprenda que los cambios son irreversibles y que ellos pueden influenciar.

6. Suministrar retroalimentación

El suministro de retroalimentación e informaciones son clave para las transiciones exitosas.

• Desarrollar reuniones de equipos de trabajo.
• Mantener entrevistas informales, de persona a persona.
• Utilizar revisiones de desempeños y evaluaciones para reforzar los cambios.
• Desarrollar encuestas y utilizar grupos de sensibilización.

7. Establecer sistema de retribuciones

Las personas tienden a motivarse y comportarse en formas que perciban que las conducirán a resultados deseables. En consecuencia, las retribuciones tales como: promociones, reconocimientos, sistema salarial, asignación de puestos, necesitan examinarse cuidadosamente para que apoyen la dirección de la transición.

8. Desarrollar nuevas normas grupales y nueva declaración de misión

Resulta esencial para el éxito de la transición, suministrar un sentido de dirección, con clara imagen de cuan bien se ajusta la organización y los equipos. Sin tal comprensión, el personal y los grupos tienden a funcionar como entidades separadas.

• Determinar quienes son los clientes del grupo.
• Preguntar “¿Cuál es el campo de actividades de mi responsabilidad?
• Determinar las partes de la misión a meta de la organización o departamento que uno apoya.
• Para desarrollar nuevas normas de grupos: asegurarse de conocer las normas de grupos, escuchar y observar cómo actúan las personas entre sí, a fin de cumplir sus trabajos.
• Detectar las normas que ya no sirven y sugerir alternativas específicas de comportamientos.